En kvinnelig foredragsholder på scenen

Opplevd å ikke se presentasjonen fordi personen som sitter foran skygger for? Eller å ikke få med deg poenget fordi konsentrasjonen var borte et øyeblikk? Det har jeg! Det har derfor satt i gang tankeprosessen min om hvordan jeg selv holder presentasjoner.

Jeg ble oppmerksom på tilrettelegging av presentasjoner da jeg holdt foredrag på transportkonferansen “Universell utforming hele veien”, arrangert av Deltasenteret i 2010. Dette blogginnlegget kommer derfor til å inneholde en checkliste med råd jeg fikk fra dem, og andre tips jeg har tilegnet meg siden.

Innlegget er relevant for de som ønsker å holde foredrag hvor budskapet når godt frem til alle i publikum. Ved å anvende enkle prinsipper for universell utforming blir presentasjonen både tilgjengelig og tydelig for alle.

Tilpass foredraget til publikum

Rammene rundt foredraget kan påvirke formatet på presentasjonen. Det er en vesentlig forskjell mellom å holde en lunsjpresentasjon på kontoret og å stå i et auditorium fullt av fagnerder. For å kunne tilpasse presentasjonen din, kan du spørre arrangøren om dette:

  • Informasjon om rommet:
    Skal du stå på en høy scene i en kinosal, eller i et lite møterom? Hvordan er lerretet plassert? Har de det utstyret du trenger?
  • Type deltagere:
    Antall påmeldte, deres kjennskap til temaet og deres motivasjon for å komme og høre på. Her handler det om å finne nivået som passer for gruppen, med tanke på blant annet terminologi og uttrykk.
  • Språk:
    Hvilket språk forstår publikum? Jeg, som mange andre, foretrekker å snakke på mitt morsmål når det er et norsk publikum. Vil alle i salen forstå det? Gis det eventuelt gode alternativer til de andre? En konferanse jeg var på ble simultanoversatt til tekst som var lett tilgjengelig for fremmedspråklige.
  • Tilrettelegging
    Har det kommet noen henvendelser om spesi elle tilpasninger. Har noen feks meldt at en døvetolk kommer? For oversettere og tolker er det svært viktig å kunne være forberedt på forhånd.


Lag en god presentasjon

En rotete presentasjon er slitsom og dårlig for alle. Presentasjonen skal bidra til å fremme budskapet ditt, og må gjøre det på en behagelig måte. Under følger noen tips:

 

Skrift

En skjerm som viser to fonter, med og uten serif. Den sistnevnte er mye enklere å lese.

Fonter uten serif er lettere å lese på skjerm og lerret.

For at teksten skal være lett å lese, finnes det noen gode retningslinjer:

  • Stor nok skrift. Noen mener at skriften ikke bør være under punktstørrelse 30.
  • Bruk en enkel og tydelig font uten seriffer (f.eks. Arial, Helvetica eller Calibri). Serif-fonter har ofte god lesbarhet på papir, men på skjerm er sans-serif fonter å anbefale siden lav skjermoppløsning kan føre til at de tynne seriffstrekene forsvinner.
  • Bruk samme font gjennom hele presentasjonen, og helst ikke mer enn to variasjoner av denne (feks. Arial normal og Arial bold).
  • Blokkbokstaver, kursiv og understreking gir dårligere lesbarhet.
  • Skriv korte setninger og bruk punktmarkeringer; maks fem per skjermbilde.
  • Skriv aldri tekst direkte på mønstret bakgrunn, oppå bilder, illustrasjoner eller grafiske elementer.
  • Bruk nok luft mellom titler, tekster og visuelle element, det hjelper ikke på lesbarheten å ha stor tekst dersom denne er for tett satt sammen.
  • Ha gode kontraster mellom tekst og bakgrunn. Sjekk gjerne kontrasten med dette verktøyet: http://www.snook.ca/technical/colour_contrast/colour.html. Husk også at lys tekst på mørk bakgrunn kan gi dårlig lesbarhet hvis streken er for tynn.

 

Visuelle effekter

Illustrasjon av en graf som dekker hele sliden.

Husk å ha store og enkle nok grafer.

Visuelle effekter må være store nok og ikke forstyrrende, og viktig informasjon må kunne være tilgjengelig både visuelt og muntlig.

  • Grafiske elementer som bilder og diagrammer bør minst fylle halve sliden. Det bør være maks to grafiske elementer per slide.
  • Videoer som bør være tekstet.
  • Ikke bruk for mange animasjonseffekter eller overganger. Det kan lett bli slitsomt.

 

Del ut presentasjonen

Bunker med presentasjoner som kan deles ut.

Husk å skrive ut noen eksempler av presentasjonen som du kan dele ut ved forespørsel

Før foredraget er det mange som kan ha nytte av å få tilgang til manus og en utskriftvennlig versjon av presentasjonen.

  • Lag presentasjoner som har god lesbarhet også når de skrives ut.
  • Gjør den tilgjengelig på nett, i tillegg til å ha noen papirutgaver liggende. Ikke lag utskrifter med for mange slides per side.
  • Det er en fordel om tolker og oversettere har tilgang til manuset i forkant.


Under foredraget

Under foredraget handler det om at publikum skal få en god opplevelse: de skal kunne forstå budskapet, og følge med hva som foregår på scenen.

 

Utstyr:

Nettverk av teknisk utstyr som lerret, video og musikk.Kom i god tid og test gjerne utstyret. Spesielt video har tendens til å oppføre seg rart på ulike projektorer.

  • Dersom du er avhengig av å følge med på hva som skjer på lerretet, se på laptopen eller ta med en ekstern skjerm. Da slipper du å snu deg bort fra publikum.
  • Benytt mikrofon, også når det er relativt få deltakere eller du tror du snakker høyt nok. Noen kan være avhengige av teleslyngeanlegg eller FM-utstyr. Dersom du får et spørsmål fra salen, gjenta spørsmålet før du svarer.
  • Hvis mulig, forsøk å teste ut på forhånd hva som skaper støy og feedback på lydanlegget. Særlig trøblete er dette med håndholdt mikrofon. Typiske syndere er hvis du holder for tett rundt mikrofonhodet, hvis pustelyder blir fanget opp, hvis du beveger deg med mikrofonen foran høyttalerne, eller hvis ringer eller klikkedings skraper mot mikrofonen. Om ingen lydmann er tilstede, forsøk å skru ned gain og opp volum på miksebordet. Finn ut hvor nært munnen du må holde mikrofonen. Få noen til å hjelpe deg med å høre hvordan lyden er bakerst, og husk at stemmeleiet gjerne er annerledes når du presenterer, og at det blir mer støy og demping i en fullsatt sal.

 

Plassering og fremtoning:

En person som har mikrofonen foran munnen. Et kryss over illustrasjonen indikerer at det ikke må gjøres.

Husk å ikke skygge for munnen eller stå i motlys når du snakker.

Hvor du står kan også ha mye å si:

  • Ikke skygg for presentasjonen. Det er bare veldig irriterende og meningsløst når du har jobbet så mye med å gjøre den lesbar.
  • Ha ansiktet vendt mot publikum og ikke dekk for munnen med mikrofonen. Personer som gjør munnavlesing (å lese på leppene) er også avhengig av gode lysforhold. Plasser deg i forhold til belysningen, og unngå å stå i motlys.

 

Tilgjengelig innhold:

Foredragsholder som leser opp teksten på sliden. Teksten består av ordet: Info.

Husk å lese opp viktig tekst fra sliden.

Innhold bør presenteres både muntlig og skriftlig. Det betyr ikke at du skal ha masse tekst og lese den opp, heller ikke at du skal unngå å ha med gode visuelle elementer som video og animasjoner.

  • Snakk tydelig og ikke for fort. Vær spesielt oppmerksom når det brukes tolk.
  • Les opp teksten i presentasjonen, eller ta en pause. Ikke snakk om noe annet. Da må publikum velge mellom å høre på deg eller lese sliden.
  • Beskriv bilder, diagrammer og grafiske elementer slik at synshemmede kan danne seg et bilde av hva som vises.
  • Si hva du evt. peker på. Unngå ord som «her» og «der», «sånn» og «slik» uten å beskrive nærmere hva det dreier seg om.
  • Dersom video skal vises, bør innholdet forklares muntlig på forhånd. 


Etter foredraget

Person på scenen som spør salen om de har spørsmål. Det er flere i salen som rekker opp hånden.

Husk å sette av tid til spørsmål etter presentasjonen, og gjenta spørsmålene som blir stilt dersom det er sjanse for at andre i salen ikke hører det.

Før du kan puste lettet ut og si deg ferdig med presentasjonen, er det lurt å tenke på dette:

  • Ha tid til spørsmål i etterkant av presentasjonen, både som spørsmålsrunde og mingling i etterkant. Best practice for spørsmålsrunde er at spørsmålsstillerne stiller seg i kø ved mikrofon underveis. Erfaringsmessig er nordmenn ganske sjenerte når det gjelder spørsmål i salen. Mange vil heller snakke på tomannshånd i etterkant.
  • I tillegg til å svare på spørsmål, er det kjempenyttig å få feedback på hva andre synes om din presentasjon. Jeg mener at det alltid er noe som kan gjøres bedre til neste gang.
  • Gi ut presentasjonen (og evt manus) i etterkant, på slideshare eller på mail.


Oppsummering:

Det kan kanskje virke som mye å ta hensyn til, og ikke alle punkter er relevante til alle typer foredrag. Men husk også at det handler om å gi budskapet ditt et dytt. Du ønsker vel at så mange som mulig skal kunne få med seg presentasjonen du har jobbet så mye med?

  • Tilpass foredraget til publikum.
  • Lag en god presentasjon og del den gjerne.
  • Tenk over type utstyr og din plassering i rommet.
  • Ta hensyn til de som ikke ser eller hører godt.
  • Hør med folk om feedback, ting kan alltids gjøres bedre til neste gang.

Dette er kun noen eksempler på å holde en god presentasjon. For mer info kan jeg anbefale: http://www.amazon.com/Things-Every-Presenter-Needs-People/dp/0321821246

og http://iallenkelhet.no/2014/01/29/tre-myter-og-atte-tips-om-presentasjoner/

Hva synes du om punktene? Har du selv opplevd en situasjon hvor budskapet til presentasjonen ble utilgjengelig? Har du andre tips du ønsker å dele? Innspill er alltid velkomne!

___________________________________________________________________________________________

Om skribenten

Bilde av skribenten

Songying er sivilingeniør fra NTNU og har jobbet som interaksjonsdesigner i Knowit siden 2011. Har erfaring med native apper og prosjekter med blant annet mye fokus på universell utforming og brukertesting. Sniker inn tjenestedesign der hun kan.